Faktor-Faktor yang Harus Diperhatikan pada Pembuatan Formulir Elektronik

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang dsb. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan. Informasi yang tercantum dalam faktur penjualan tersebut kemudian dicatat kedalam buku penjualan.

Manfaat formulir

1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan

2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu

3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis

4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi

Menurut tujuan penggunaannya :

1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll

2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.

Prinsip-prinsip Perancangan Formulir

1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan

2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir

3. Memiliki tembusan/copy

4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data

5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang

6. Memiliki nomor urut tercetak

Faktor-Faktor yang Harus Diperhatikan pada Pembuatan Formulir Elektronik

1. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisisan dan penggunaan formulir.

2. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.

3. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.

4. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.